重要なのは講師に講演内容を具体的にイメージしてもらうこと
講演会の依頼にあたって、「こういう講演会にしたい」「こういう話をしてもらいたい」といった希望や要望があるかと思います。
もちろん、そういった希望や要望を明確にしておくことも大切なのですが、それ以上に重要なのが講師に講演内容を具体的にイメージしてもらうことです。
主催者と講師が同じベクトルに向いていないと講演会の趣旨や目的からもそれてしまいますし、聴講者のニーズも満たすことができません。
講師自身も十分なパフォーマンスを発揮できないでしょう。
講師に講演内容を具体的にイメージしてもらうためには、
・講演会を依頼した背景や理由
・どういう内容の講演をしてほしいのかといった希望や要望
この2点についてきちんと理解してもらうこと、納得してもらうことが必要不可欠です。
講師自身が講演会のバックグラウンドまで落とし込むことができて、初めて「伝わった」と言えます。
講師にこれらをどう伝えればいいのかだけではなく、講師の講演内容や経歴、実績などを参考にしながら、どういうエピソードであれば聴講者の満足度を高められるのかといった部分も考えていかなければいけません。
ただし、特に人気で多忙の講師や著名な講師の場合、合間を縫ってお時間を作っていただくことになりますので、「講演会の依頼自体は受けるが、話すテーマは限定する」などのケースが出てくることもあります。
このような講師側の都合にも配慮して失礼のないように依頼することがトラブルを回避し、講演会を成功させることにもつながってきます。
言葉にするのは簡単なのですが、これらは講演会の依頼においてもっとも難しいポイントと言っても過言ではありません。
もちろん、弊社では講師に講演内容を具体的にイメージしてもらえるようできる限りのサポートを行っています。
講師へのアプローチ
仲介業者を利用せずに講演会の依頼をする際には講師へ直接アプローチしなければいけません。
ただ、講師への直接のアプローチというのは思っている以上に大変な作業になります。
例えば、講師に講演会の依頼についてのメールを送るだけでも以下のような点に注意しなければいけません。
・件名には講師名や日時、場所、講演会の依頼である旨等を記載する
・本文には日時や会場、テーマ、時間、講演料、講演会の対象者（聴講者）、依頼の理由、講師名、講演内容等を項目ごとに整理し、わかりやすく簡潔に記載する
・これらの内容を踏まえた上で、ビジネスマナーに配慮した失礼のない文面に仕上げる
講師は講演会のスケジュールだけではなく、どのような相手に何を話せばいいのか、講演の主催者がどのような団体や企業なのか、なぜ自分に講師の依頼が来たのかなどの情報を総合的に判断して、引き受けるかどうかを決めることになります。
そのため、より具体的な情報が求められるのです。
これらの情報をまとめるだけでも一苦労ですし、そこから失礼のない文面を考えていくのはかなり骨の折れる作業でしょう。
しかし、弊社にご依頼いただければこれらの作業も弊社のほうで対応させていただきます。
ご依頼者様のほうで講師へ直接アプローチを行っていただく必要はございませんので、ご安心ください。
講師への依頼にあたって注意しておくべきこと
「講師のスケジュール確認＝講師のスケジュールを仮押さえ」であることを忘れない
講師への講演会の依頼においては、「講師のスケジュール確認＝講師のスケジュールを仮押さえ」となります。これは暗黙のルールのようなものですので、スケジュールだけを尋ねたり、軽い気持ちで仮押さえをお願いしたりといったことはできません。
講師から依頼を断られる可能性もある
講師に講演会の依頼をしたとしても、その依頼を断られる可能性もあります。もともと講師は本業が別にある場合がほとんどですので、本業との兼ね合いや講演会の概要を吟味した上で、その依頼を引き受けるかどうかを検討していくことになります。必ず依頼を受けてもらえるわけではなく、依頼を断られてしまう可能性も考えておきましょう。
講演会を依頼したい講師の希望順位を考えておく
依頼を断られる可能性があるなら複数の講師へ同時に依頼を出したいと考える方もいるかもしれません。
ただ、同時に複数の講師へ打診をしたとしても実際に講演会の依頼をするのはその中のひとりだけです。
「講師のスケジュール確認＝講師のスケジュールを仮押さえ」であることを考えると、打診しておいて依頼をしないというのはかなりの失礼にあたります。
依頼についての概要を伝える際には主催者側の情報についても明かすことになりますので、打診しておいて依頼しないとなると主催者側の印象を損ねてしまいます。
主催者側の印象を悪くしないためにも、講演会を依頼したい講師については希望順位を考えておきましょう。
もちろん、弊社にご依頼いただいた場合には主催者と講師の間を取り持ち、双方の関係を良好に保てるようお話を進めてまいります。
社内協議などで正式な依頼までに時間がかかる場合には、事前にその旨と具体的な日時を伝えておく
講師に打診し、スケジュールの仮押さえができた後で社内協議などが必要になる場合もあるかと思います。
その場合、打診から正式な依頼までに時間がかかることが予想されますので、スケジュールの仮押さえ後の社内協議などで最終的な結論を出す旨、その結論がいつ頃に出るのかという具体的な日時も事前に伝えておきましょう。
正式依頼を条件として打診を受ける講師もいますので、事前にきちんと了承をもらう必要があります。また、スケジュールの仮押さえ中は講師がその間の仕事を断ることになりますので、遅くとも1週間ほどで結論を出すようにしてください。
言うまでもありませんが、本来であれば「打診＝正式な依頼」という形が理想ではあります。
