講演会の企画・ヒアリング

第一に考えるべきは講演会の目的

講演会の目的に合わせて講師や会場を選ぶ

講演会の目的を明確にしたら、その目的に合わせて講師や会場を選んでいきましょう。

講師に関しては「とりあえず有名な人を……」という風に考えてしまう方もいるでしょうが、やはり講演会の目的や趣旨を踏まえて、できるだけ具体的にイメージをした上で講師を選んでいったほうが安心です。

特に、講師選びは重要なステップになってきますので、講師選びで失敗しないためにも改めて講演会の目的を明確にしておくことをおすすめします。

また、講演会の会場についても同様です。
例えば、研修も兼ねているような講演会であれば集中できるような落ち着いた会場がいいでしょうし、販売促進が目的であればターゲットが集まりやすい場所を選んだほうがいいでしょう。

講演会の目的を明確にすることで、その目的を達成できるような講師や会場を選べるようになります。

講演会における司会者やMC

講演会における司会者とMCはその役割に微妙な違いがあります。

司会者は文字通り司会進行を行うのに対して、MCは講演会全体の指揮を行います。
司会者にしてもMCにしても、プロに依頼をすれば間違いはないでしょう。

ただし、司会者やMCにもそれぞれ得手不得手があります。
その点を考慮して、司会者やMCを選ぶようにしてください。

司会者やMCによって内容の掘り下げや会場の盛り上がりなどにも差が出てきますので、講師側がプロであることを条件とする場合もあります。

ちなみに、身内だけのこぢんまりとした講演会で、堅苦しさは抜きにしたいという場合には、身内から司会者やMCを選んでいくのもひとつのやり方です。

講演会の企画から開催当日までは最低でも3か月以上の期間を

ただ、だからといって1年先などの長すぎる期間を設けるとそれはそれで問題が出てきます。
先の話になると講師のスケジュール確保が難しくなることもあるでしょうし、コロナ禍のときのように世の中の状況が大きく変わってしまうこともあるからです。

また、企画から開催までに間隔が空いてしまうと企画段階で注目度の高かったテーマでも、開催時には下火になっているという可能性もあります。

もちろん、研修などであれば年に複数回開催することもあり、そのための年間計画を作成することもありますので、スケジュールについてもその目的に応じて考えていきましょう。

ゴールを決めて、満足度を高めることが講演会の成功につながる

講演会を開催するのであれば、誰だってその成功を望みます。
何をもって講演会の成功とするのかはケースバイケースですが、講演会の成功に向けての軸は変わりません。

主催者が講演会のゴールを明確に決めておき、その上で講演会に関わるすべての人たちの満足度を高めること……これが講演会の成功には欠かせません。

具体的には以下のような順番で進めていくといいでしょう。

講演会のゴールを具体的にイメージする

繰り返しになりますが、講演会の目的やゴールを具体的にイメージしてください。何のために講演会を開催するのかを明確にしておきます。

講演会で聴講者にどうなってほしいのかを考える

講演会のゴールを決めたら、聴講者にどうなってほしいのかを考えていきます。聴講者がサービスや商品を購入したがる、聴講者のモチベーションが高まるなど講演会後の聴講者の変化を考えましょう。

主催者と聴講者がそれぞれ求めるものをすり合わせる

主催者が「聴講者にこうなってほしい」と思う部分と聴講者が「こういう講演会であってほしい」と思う部分のすり合わせを行っていきます。研修の場合には、聴講者のレベルも考慮する必要があります。

講師の力を最大限引き出せるように、講演会を具体的にイメージしてもらう

講演会の趣旨や目的、講演会後の聴講者に求めるもの、講演内容などの具体的な情報を講師にしっかりと伝え、講師の力を最大限引き出せるように理解を深めてもらいます。

講演会に関わるすべての人が同じベクトルに向かうように、働きかける

主催者、聴講者、講師といった講演会に関わるすべての人が同じベクトルに向かうように、サポートも含めて働きかけていきましょう。