講演会当日の一般的な流れ
- 当日に配布物が必要な場合には印刷の仕方から印刷後の内容まで確認
- 講演会の担当者や責任者と講師の挨拶・面談
- 講演会の開演・主催者の挨拶
- 司会者やMCから講師の略歴紹介
- 講師の登壇・講演開始（講演時間60分〜90分）
- 講演終了
- 質疑応答※
- 司会者やMCからの挨拶
- 講師の退場
- 本の販売・サイン会等※
- 控室で少し休んだ後、講師が会場を後にする
※質疑応答や本の販売・サイン会等は主催者と講師の条件が折り合えば
講演会当日に向けて講師への対応
最終確認は講演会の前日か前々日までに済ませておく
スケジュールや進行、待ち合わせ担当者などに変更がないかといった点については講師だけではなく、講演会の関係者にも最終確認を行っておきましょう。
最終確認は講演会の前日か、前々日までには済ませておいてください。そうすることで、安心して当日を迎えることができます。
当日の講師の出迎えは早めにスタンバイしておく
ほとんどの講師が講演会に遅れることがないよう時間に余裕を持って移動しますので、当日の講師の出迎えは約束した時間の10分～15分前に待ち合わせ場所で待機しておきましょう。
タクシーなどでの移動になる場合には、待ち合わせ場所に予定時刻の30分前にはスタンバイしておきたいところです。約束の時間よりも早くに講師が到着してしまう可能性もありますので、待ち合わせ担当者の携帯番号を講師へ伝えておくことも忘れないようにしましょう。
控室も入り時間の1時間ほど前からは使えるようにしておいてください。講師が著名人の場合は人の目につかない場所で待ち合わせをし、混乱を避けるなどの配慮も必要です。
講師への挨拶は控室に案内するタイミングがベスト
講演前には集中したいという講師もいますので、講師への挨拶は講師が会場に到着し、控室に案内するタイミングがベストです。
もしこのタイミングで挨拶ができない場合には、どのタイミングで挨拶に伺うべきか事前に相談しておきましょう。
講演前の控室での過ごし方は講師の意向を汲み取る
控室での過ごし方は講師によって異なります。ひとりで集中したいという方もいれば、控室で確認も兼ねていくつか質問をしておきたいという方もいるでしょう。
講師がどのようなことを希望しているのか、その意向を汲み取って動けるようにしておきたいところです。
接待は体裁ではなく講師の気持ちを最優先で考える
講演会の開催にあたって、講師への接待で悩む方は少なくありません。
ただ、講演会を開催するからといって絶対に接待が必要というわけではありません。講師にとっては接待が逆に迷惑になってしまう場合もありますので、講師の気持ちを最優先で考えるようにしてください。
講師へのお礼は会場から退場するタイミングだとスムーズ
講演終了後そのまま会場を後にする講師が多いので、お礼をするのであれば講師が会場から退場するタイミングだとそのまま出口までアテンドもできてスムーズでしょう。もし講演会の流れの関係で終了後にお礼ができない場合は、その旨を事前に伝えて、謝罪をしておく必要があります。
講演会における記念撮影やサイン、録音や録画についての考え方
記念撮影を希望するなら事前相談の上、カメラを用意する
講師によっては記念撮影に対応してもらえる可能性もありますが、記念撮影を希望するのであればやはり事前相談をしておきましょう。
当日いきなりお願いするより主催者側の印象も良くなります。言うまでもありませんが、個人的な記念として撮影したものはSNSや個人のブログ、コーポレートサイトや広報媒体などへの掲載はしないようにしてください。
どうしても掲載したい場合には、その許可と掲載前の原稿確認が別途必要になります。また、個人的な記念撮影であってもカメラを用意するのがおすすめです。携帯電話での撮影を失礼だと感じる方もいますので、注意しておきましょう。
サインを希望するなら事前相談の上、色紙などを準備する
記念撮影と同じように、やはりサインに関しても事前に相談をしておきましょう。
サインの枚数はだいたい10枚～15枚ほどが一般的ですが、事前に講師へ確認した上で常識の範囲内で色紙を控室に用意しておきましょう。サインをお願いできる場合には、サインのために準備する物があるかも確認しておく必要があります。色紙以外の物へのサインをお願いする場合も要確認です。
基本的に録音や録画はしない
講演会というのは基本的に録音や録画をせずに、その場の雰囲気も含めてリアルタイムでの「ここだけの話」を楽しむものです。
今は何かあればすぐにスマートフォンで動画を撮る時代ですが、もしひとりでもその講演会で録音や録画をしていたとなると、講師だけではなく、主催者にも迷惑がかかってしまう可能性があります。
そもそも講演内容は講師の著作物という扱いになります。録音や録画だけではなく、無断で講演内容の詳細をブログやSNSに掲載するのもNGです。
