成約後に進めていくべき講演会の準備
リクエストを含めた講演内容のすり合わせ
講演会の準備で大きなウエイトを占めるのが講演内容のすり合わせです。
すり合わせが不十分なままでは、主催者側の求めている内容を提供してもらえず、講師も十分な力を発揮することができません。何よりも聴講者の満足度も下がってしまいます。
通常であれば講師が話す内容は講演のテーマによってある程度の方向性が決まりますので、テーマをしっかりと吟味して依頼すれば問題はないでしょう。
また、テーマだけではなく、講師の経歴やエピソードなどにおいてどういった点が今回の講演会の趣旨や目的に合っているのかを伝え、その上で内容面でのリクエストを出すと効果的です。
しっかりとすり合わせができれば、より内容の濃い講演会になるでしょう。
全体の流れや所要時間を踏まえた司会者やMCのシナリオ台本・原稿作成
講演前の代表挨拶や講演中の休憩、講演後の懇親会など、まずは講演会全体の流れを決めておきます。
次に、「挨拶が〇分」「休憩が〇分」などそれぞれの所要時間を決めていきます。
そして、全体の流れやそれぞれの所要時間に合わせて、司会者やMCのコメントなどが記載されたシナリオ台本や原稿を作成していくことになります。
講師の紹介と盛り上がるような入場演出の検討
講演前の講師紹介は簡単な略歴や講演テーマをベースに1～3分ほどにまとめるのが一般的です。
司会者やMCが今回の講演会からどんなことを感じたり、学んだりしてほしいかを伝えると聴講者の理解もより深まるでしょう。
講師の入場については、盛り上がりを意識していきたいところです。例えば、会場の後方の扉からの入場であったり、著名人の講師であれば聴講者の中を歩いてもらったりすると会場も大きく盛り上がります。
広い会場であれば、スムーズに入場できるよう講師をリードする役を用意しておくといいでしょう。
当日に配布物が必要な場合には印刷の仕方から印刷後の内容まで確認
テーマによっては講師側で配布物を必要とする場合もあります。
その場合、講師が主催者側に配布物の原本やデータを渡し、主催者側で印刷などを行った上で講演会当日に配布することになります。
印刷の仕方については細かな指定がある場合も多いので、当日配布するものと同じものを講師に渡し、内容も含めて問題がないかを確認してもらいましょう。
控室と控室に置いておく飲食物やおしぼりの用意
講演会の直前に講演内容の最終確認や資料のチェックをする講師は多いです。そのため、静かに時間が過ごせるように、控室はできる限り個室で用意しましょう。
控室に置いておく飲食物についてですが、飲み物に関しては温かいものと冷たいものを両方用意しておくと安心です。可能であれば、事前に好きな飲み物があるか確認しておくといいでしょう。
また、講演前に食事をどうするかは講師によって異なります。食事に関しても事前に講師の希望を聞いておきましょう。
もし食事の用意が必要な場合には、嫌いな食べ物やアレルギーについて確認しておく必要があります。もちろん、おしぼりも忘れないようにしておきます。
講師の交通・宿泊先手配にあたって注意しておくべきこと
交通チケットは変更可能なものを手配する
急な体調不良や天候などの問題で予定していた交通機関を利用できなくなった場合、変更のできないチケットはキャンセル扱いとなりますので、また新たにチケットを取り直す必要が出てきます。
そうなると、当初予定していた予算を超えてしまう可能性があります。直前で問題が発生しても対応ができるように、必ず変更可能なチケットを手配しましょう。
ちなみに、弊社にご依頼いただいた場合には交通チケットの手配や行程の作成、講師へのチケット送付など諸々の作業を弊社スタッフで対応することも可能です。しっかりとサポートさせていただきますので、ご安心ください。
最寄駅からの送迎は事故などのリスクを考えてタクシーにする
予算の都合などで、主催者側が車で講師の送迎をする場合もあるかもしれません。
ただ、万が一のときのことを考えるとおすすめはできません。事故などの際に万全な保険対応ができるのであれば問題はないでしょうが、やはり事故の補償がしっかりとしているタクシーでの送迎のほうが安心です。
万が一のことがあると各所に迷惑がかかるということを念頭に置いて、より安心安全な方法を選択しましょう。
移動時間は講師と相談の上、できるだけ希望に沿うように手配する
講師のスケジュールによって希望の移動時間も変わってきます。
基本的には講演会の会場に到着する時間から逆算して、講師と相談しながら決めていきましょう。窓側や通路側、禁煙や喫煙など移動中の座席の希望についても確認し、できるだけ希望に沿うように手配していきます。
宿泊先は講師の希望を踏まえて了解を得てから手配する
宿泊先は講師の希望を踏まえて了解を得てから手配します。宿泊する時点で荷物が多いと予想されますのでそうなると駅に近く、アクセスのいい場所が好ましいでしょう。
また、講師によっては講演会の会場に近い場所がいいということもありますし、会場がホテルならそのままそのホテルに宿泊したいということもあります。
逆に、会場と同じホテルだと集中できないという講師もいますので、講師の希望を踏まえて宿泊先を吟味していきましょう。宿泊先のアテンドについても弊社スタッフで対応することも可能ですし、できる限りのサポートをさせていただきます。
障がいのある講師の場合、必要な支援を考慮した上で交通や宿泊先を手配する
障がいのある講師の場合、必要な支援を考慮した上で交通や宿泊先を手配していくことになります。
交通手配には障がい者手帳が必要になりますし、公共交通機関でも利用できる座席や車両が限られる場合もあります。
駅スタッフに乗降車を手伝ってもらうためには、事前に駅への連絡も必要です。タクシーを利用する場合には、講師本人の希望にもよりますが、介護タクシーを手配しておくと安心です。もちろん、宿泊先もバリアフリーの部屋を手配するなどの配慮が必要です。
FAQ
講師との事前打ち合わせは可能？
何を専門にしている講師なのかによっても変わってくるのですが、事前打ち合わせを含めて講演依頼を受ける方もいますし、スケジュール的に事前打ち合わせが難しいという方もいます。
事前打ち合わせについても講師に確認を取っておく必要があります。
もし事前の打ち合わせが難しい場合には、依頼内容や主催者情報、聴講者などをまとめた書面を講師に渡しておき、講演会当日の打ち合わせをお願いしてみるといいでしょう。
講師を懇親会に誘ってもいい？
スケジュールの問題で懇親会に参加できないという方もいれば、もともと懇親会のような集まりを好まない方もいます。懇親会についても、事前に講師へ相談しておくといいでしょう。講師に懇親会の相談をする際には、どのような形式なのか、途中退席が可能なのかなどの情報を伝えておくと講師も判断しやすくなるかと思います。講師が途中退席する場合には講師のアテンド役を決めておくとスムーズです。講師が懇親会に参加する場合には帰りの交通機関や宿泊先の手配についても確認しておきましょう。
講師に花束を贈呈してもいい？
講演会のお礼ということで、講師に花束を贈呈したいという方もいるでしょう。花束贈呈についてはセレモニーとして必要であれば受け入れてもらえることが多いです。ただ、講演会後の長距離移動や次の仕事の関係で、贈呈した花束が迷惑になってしまうこともあります。また、今は花粉症で花束を受け取れないという方もいるでしょう。それぞれに事情があるかと思いますので、やはり花束贈呈についても事前確認をしておきましょう。善意の押し付けにならないよう「ご迷惑でなければ……」といった形で相手への配慮も忘れないようにしてください。
講師にお土産を渡してもいい？
お土産についても講師にとっては荷物になることを考慮して選ぶようにしましょう。気持ちのこもったものであっても、大きなものや重たいものは迷惑になってしまう可能性があります。
